ANEXO À PORTARIA Nº

MANUAL DE AVALIAÇÃO

DE DESEMPENHO

FUNCIONAL

SUMÁRIO

Introdução

Conceituação

Informações Específicas

Periodicidade

Fluxograma da Avaliação de Desempenho Funcional

Fases da Avaliação

Resultados da Avaliação

Descrição do Formulário da Avaliação

Modelo do Formulário (Parte I)

Modelo do Formulário (Parte II)

Erros de Avaliação e suas consequências

Definições conceituais dos erros de Avaliação mais comuns

INTRODUÇÃO

Este manual tem por objetivo apresentar de forma simplificada o Sistema de Avaliação de Desempenho Funcional, aplicado aos servidores do Quadro de Pessoal do Ministério Público da União e integra o Regulamento aprovado pela Portaria nº , de de janeiro de 2000.

Além da conceituação do sistema, você encontrará explicações sobre cada uma das fases que compreendem o período de avaliação, bem como orientações sobre o preenchimento dos formulários de Avaliação de Desempenho Funcional.

Objetiva, também, orientar os participantes do processo de avaliação de desempenho quanto à metodologia e aos procedimentos necessários para uma avaliação aberta, participativa e que, principalmente, retrate a realidade e as condições de trabalho em que o desempenho do servidor é aferido.

CONCEITUAÇÃO

A Avaliação de Desempenho Funcional constitui:

uma atividade aberta e dinâmica, onde a observação da atuação do servidor no exercício do cargo que ocupa baseia-se em padrões de desempenhos objetivos, possibilitando ao chefe e ao servidor a discussão dos problemas de desempenho e a busca de soluções ou alternativas para melhorar a qualidade do trabalho; um processo de comparação entre resultados alcançados e padrões de desempenho previamente estabelecidos; um procedimento contínuo que envolve técnicas e métodos adequados à sua execução e requer acompanhamento e orientação dos servidores; uma ferramenta que auxilia o chefe na avaliação dos servidores sob sua responsabilidade, tornando disponíveis informações e procedimentos facilitadores do planejamento, coordenação e avaliação das atividades da unidade.

INFORMAÇÕES ESPECÍFICAS

A Avaliação de Desempenho Funcional será realizada, em conjunto, pela chefia imediata, ou seu substituto legal, responsável pela avaliação e atribuição de escores, ao desempenho do servidor e pelo próprio servidor que fará a sua auto avaliação e apresentará os escores relativos ao seu desempenho.

Portanto, a chefia e o servidor são responsáveis pela Avaliação de Desempenho Funcional, devendo obter, consensualmente, os escores sobre o desempenho do avaliado.

É condição essencial para o avaliador:

conhecimento das atividades executadas pelo servidor e dos padrões de desempenho estabelecidos na entrevista inicial; acompanhamento e orientação quanto à execução das atividades e o desempenho do servidor.

Os servidores que se encontram em estágio probatório, os cedidos, os que exercem Função Comissionada, níveis FC-05 a FC-10 e os licenciados para desempenho de mandato classista ou eletivo, não estão submetidos ao Sistema de Avaliação de Desempenho Funcional. Todos os demais servidores estão submetidos a esse Processo.

O Sistema de Avaliação de Desempenho Funcional tem por objetivo aferir a eficiência e eficácia do desempenho dos servidores no exercício de suas atribuições, possibilitando a implementação de ações gerenciais voltadas para o aperfeiçoamento profissional, o crescimento na carreira, o desenvolvimento da organização e a melhoria dos serviços.

O Sistema de Avaliação de Desempenho Funcional, como instrumento de formação profissional e desenvolvimento organizacional, promove:

identificação dos problemas que interferem no desempenho do servidor; ações para eliminar as dificuldades encontradas na execução das atividades; orientação e acompanhamento dos servidores individualmente e em grupo; troca de conhecimentos e experiências; formação e integração de equipes; adequada distribuição do trabalho; consecução das metas estabelecidas; maior aproximação entre chefes e subordinados; melhoria do clima organizacional.

PERIODICIDADE

O Sistema de Avaliação de Desempenho Funcional do servidor é contínuo e permanente, devendo representar o seu desempenho predominante no período de doze meses, de 1º de maio a 30 de abril do ano subsequente.

FLUXOGRAMA DA AVALIAÇÃO DE DESEMPENHO FUNCIONAL

FASES DA AVALIAÇÃO DE DESEMPENHO FUNCIONAL

I – ENTREVISTA INICIAL

definir os fatores/atividades da PRODUTIVIDADE que o servidor desempenhará no período; acrescentar outros fatores/atividades relevantes do desempenho do servidor no período que não constem na PRODUTIVIDADE; estabelecer os padrões de desempenho desejáveis para cada fator/atividade; agendar entrevistas de retorno; o chefe deve fornecer uma cópia do formulário ao servidor.

Após a entrevista inicial e durante todo o período de Avaliação de Desempenho:

o chefe observa, acompanha e registra dados referentes ao desempenho do servidor, utilizando como roteiro o formulário da avaliação; o servidor registra, na cópia do formulário de avaliação que recebeu, os dados referentes ao seu desempenho e aos problemas que têm prejudicado sua atuação profissional.

Orientação ao Avaliador:

Padrão de desempenho é o parâmetro estabelecido para observação, acompanhamento e registro de dados sob o ponto de vista da qualidade e/ou quantidade na execução de um trabalho/atividade. Os padrões de desempenho desejáveis devem ser estabelecidos de comum acordo entre chefia e servidor, para cada um dos fatores/atividades e devem valer para todos os servidores que desempenham aquela atividade na unidade.

II – ENTREVISTAS DE RETORNO

Nessa fase, chefia e servidor devem:

comparar e discutir os dados que registraram até esse momento; propor e implementar ações para remover, ou minimizar, eventuais problemas no desempenho do servidor.

O chefe deve:

ressaltar os pontos fortes do desempenho do servidor; analisar os pontos fracos do seu desempenho; orientar o servidor no sentido de melhorar a sua atuação profissional.

Orientação ao Avaliador:

Os eventuais problemas, bem como suas causas, devem ser discutidos e as decisões propostas para solucioná-los devem ser tomadas e implementadas pela unidade a qualquer tempo, buscando remover, ou minimizar, as dificuldades que afetam negativamente o desempenho do servidor. Os efeitos dessas ações devem ser observados, a fim de ser verificada sua eficácia.

As entrevistas de retorno podem acontecer de maneira informal, no dia-a-dia.

III – ENTREVISTA FINAL E PREENCHIMENTO DO FORMULÁRIO DE AVALIAÇÃO

Nessa fase, ocorre a formalização da Avaliação de Desempenho Funcional, o chefe e o servidor devem:

decidir, em consenso, os escores para cada fator/atividade desempenhada durante o período, de acordo com os padrões estabelecidos na entrevista inicial; verificar se as ações implementadas para eliminar os problemas identificados durante o processo de Avaliação de Desempenho Funcional surtiram efeito no desempenho do servidor; preencher o original do formulário de avaliação, registrando na Parte II os problemas não solucionados no período.

O chefe deve:

fornecer orientações que contribuam para a melhoria do desempenho do servidor no próximo período de avaliação.

IV – ENCAMINHAMENTO DO FORMULÁRIO

O original do formulário de Avaliação de Desempenho Funcional deve ser encaminhado, pelo chefe, à unidade coordenadora do Sistema de Avaliação de Desempenho Funcional no decurso dos dez últimos dias do mês de maio.

Orientação ao Avaliador

Em caso de movimentação do servidor, a Avaliação de Desempenho Funcional deverá ser realizada nas unidades onde este permanecer por período igual, ou superior, a noventa dias, dentro do período de avaliação. Havendo permanência do servidor por mais de noventa dias na unidade anterior à nova lotação, a Avaliação de Desempenho Funcional deverá ser formalizada e o respectivo formulário encaminhado pelo chefe, à unidade coordenadora do Sistema de Avaliação de Desempenho Funcional no momento em que ocorrer o desligamento.

Resultados da Avaliação de Desempenho Funcional

Os dados quantitativos constantes do formulário de avaliação de cada servidor são processados e o resultado final é apurado através de sistema informatizado próprio.

Ressalte-se que os dados qualitativos, constantes da PARTE II do formulário de avaliação são analisados pela unidade coordenadora do Sistema de Avaliação de Desempenho Funcional, a fim de detectar a possibilidade de auxílio na resolução de problemas.

A unidade coordenadora do Sistema de Avaliação de Desempenho Funcional emite e envia relatórios específicos do resultado final da avaliação de cada servidor, onde constam:

média dos escores obtidos em cada um dos fatores/atividades; média geral; outras informações relevantes.

DESCRIÇÃO DO FORMULÁRIO DE AVALIAÇÃO DE DESEMPENHO FUNCIONAL O formulário da Avaliação de Desempenho Funcional é composto por duas fichas: PARTE I e PARTE II e deve ser utilizado como roteiro de observação, acompanhamento e registro de dados sobre o desempenho do servidor.

PARTE I

A PARTE I contém o campo de identificação do servidor e compõe-se dos fatores/atividades a serem agrupados da seguinte forma:

PRODUTIVIDADE; RELACIONAMENTO PROFISSIONAL E HUMANO; INICIATIVA E COMPROMETIMENTO COM O TRABALHO; RESPONSABILIDADE. Essa ficha tem por objetivo registrar os escores consensuais atribuídos ao desempenho predominante do servidor em cada fator/atividade.

Orientação ao Avaliador

Para registrar escore, utiliza-se uma escala de dez pontos, qual seja:

1, 2, 3 e 4	Abaixo dos padrões estabelecidos.
5, 6 e 7	Dentro dos padrões estabelecidos.
8, 9 e 10	Acima dos padrões estabelecidos.
N	NÃO SE APLICA – registrar quando o fator/atividade de desempenho não fizer parte das atividades executas pelo servidor – cabe apenas no fator PRODUTIVIDADE.

Na PRODUTIVIDADE, além dos fatores/atividades descritos no formulário, existe espaço destinado ao registro de outros fatores/atividades relevantes, do MESMO NÍVEL DE COMPLEXIDADE, no máximo cinco, que o servidor estará desempenhando no período de avaliação. A definição desses fatores/atividades ficará a cargo do chefe e do servidor quando da entrevista inicial e durante o período de avaliação.

Os demais, por suas especificidades, não permitem acréscimo de fatores/atividades nem possibilitam a utilização de NÃO SE APLICA (N).

PARTE II

A PARTE II compõe-se de duas colunas: PROBLEMA e SOLUÇÃO. Essa ficha tem por objetivo diagnosticar possíveis problemas que podem estar interferindo no desempenho do servidor.

Os problemas estão distribuídos em seis fatores, a saber:

HABILIDADES DO SERVIDOR; EXECUÇÃO DAS ATIVIDADES; RELACIONAMENTO; RECURSOS MATERIAIS; CONDIÇÕES FÍSICAS DO AMBIENTE DE TRABALHO; OUTROS. No último grupo, denominado OUTROS, podem ser registrados, ainda, outros problemas que estejam interferindo no desempenho do servidor e que não foram citados na PARTE II do formulário.

Orientação ao Avaliador

Cabe ressaltar que a PARTE II, deve ser preenchida nos seguintes casos:

quando o servidor apresentar, no final do período, escores abaixo dos padrões estabelecidos (1, 2, 3 e 4); quando o servidor apresentar, no final do período, escores dentro dos padrões estabelecidos (5, 6 e 7), alcançados através de um esforço além do exigido devido à permanência do problema. Exemplos:

Na PARTE I, o servidor obteve escore 2, num dos fatores/atividades da PRODUTIVIDADE. Foi observado que o problema está acontecendo porque os computadores da unidade nem sempre estão disponíveis.

Na PARTE I, o servidor obteve escore 7, num dos fatores/atividades da PRODUTIVIDADE. Foi observado que existe um problema devido ao número reduzido de computadores na unidade; contudo, o servidor buscou outras alternativas para a execução do trabalho, alcançando um escore dentro dos padrões estabelecidos.

Estas ocorrências devem ser registradas na coluna PROBLEMA; na coluna SOLUÇÃO, devem ser descritas as ações que serão implementadas no sentido de superar os problemas.

Campo Observações

Este campo é destinado ao registro de informações relevantes sobre o desempenho do servidor, por exemplo: se a participação do servidor em treinamentos possibilitou melhorias para sua atuação profissional.

Datas e Assinaturas

O original do formulário deve ser datado e assinado pelo chefe e pelo servidor após a formalização da avaliação de desempenho funcional e o preenchimento definitivo do mesmo, no final do período da avaliação.

MODELO DE FORMULÁRIO –PARTE I

IDENTIFICAÇÃO DO SERVIDOR

Nome: Matrícula:

Cargo:

Área: Especialidade:

Lotação:

Período de Avaliação:

ESCALA
Acima dos Padrões Estabelecidos			Dentro dos Padrões Estabelecidos			Abaixo dos Padrões Estabelecidos				Não se Aplica
10	9	8	7	6	5	4	3	2	1	N

PRODUTIVIDADE: refere-se à habilidade, eficiência e busca da qualidade demonstrada pelo servidor ao planejar, executar e/ou controlar atividades típicas do seu cargo / especialidade.
FATORES/ATIVIDADES	ESCORE
1. Recebe materiais, documentos e/ou processos, conferindo todos os dados necessários.
2. Fundamenta seus trabalhos em legislação, normas pertinentes e informações atualizadas.
3. Redige expedientes de acordo com as orientações e as normas da Língua Portuguesa.
Utilize este espaço, se necessário, para acrescentar outros fatores/atividades relevantes, no máximo cinco, do MESMO NÍVEL DE COMPLEXIDADE, que o servidor estará desempenhando neste período.

MINISTÉRIO PÚBLICO DA UNIÃO

CARREIRA DE APOIO TÉCNICO-ADMINISTRATIVO

ESCALA
Acima dos Padrões Estabelecidos			Dentro dos Padrões Estabelecidos			Abaixo dos Padrões Estabelecidos
10	9	8	7	6	5	4	3	2	1

RELACIONAMENTO PROFISSIONAL E HUMANO: refere-se à qualidade das interações sociais/profissionais mantidas pelo servidor com pessoas com as quais ele se relaciona no exercício de suas atividades e sua disposição e habilidade para trabalhar em equipe.
FATORES/ATIVIDADES	ESCORE
1. Atua com êxito no trabalho de equipe.
2. É cooperativo no ambiente de trabalho.
3. Transmite informações e orientações com clareza e objetividade.
4. Trata a todos com respeito.

INICIATIVA E COMPROMETIMENTO COM O TRABALHO: refere-se à capacidade de tomar decisões e/ou resolver problemas relativos à execução de suas atividades; ao grau de envolvimento do servidor com o trabalho e com a Instituição e à observância das normas legais e regimentais.
FATORES/ATIVIDADES	ESCORE
1. Cumpre os horários estabelecidos.
2. É assíduo no trabalho.
3. Procura aperfeiçoar-se na sua área de atuação.
4. Busca a eficiência e eficácia dos serviços.
5. Age, independentemente e com êxito, na execução de suas atividades

RESPONSABILIDADE: refere-se ao empenho do servidor em zelar pelos materiais e equipamentos; cumprir prazos e manter sigilo sobre informações confidenciais.
FATORES/ATIVIDADES	ESCORE
1. Zela pela guarda, organização e conservação dos materiais e equipamentos de trabalho.
2. Cumpre os prazos estabelecidos e/ou previstos em normas.
3. Mantém sigilo sobre trabalhos e informações confidenciais.

MODELO DE FORMULÁRIO – PARTE II

MINISTÉRIO PÚBLICO DA UNIÃO

FORMULÁRIO DE AVALIAÇÃO DE DESEMPENHO FUNCIONAL

PARTE II

PROBLEMA

SOLUÇÃO

( ) HABILIDADE DO SERVIDOR: refere-se à falta de habilidade do

servidor no desempenho de suas atividades .

( ) EXECUÇÃO DAS ATIVIDADES: refere-se às orientações, ao

volume e às prioridades de atividades repassadas ao servidor,

que interferem no seu desempenho.

( ) RELACIONAMENTO: refere-se a fatores de relacionamento

interpessoal que interferem no desempenho do servidor.

( ) RECURSOS MATERIAIS: refere-se à inadequação dos

equipamentos e materiais necessários ao desempenho do

servidor.

( ) CONDIÇÕES FÍSICAS DO AMBIENTE DE TRABALHO: refere-

se às condições de iluminação, ruído e/ou temperatura que

interferem no desempenho do servidor.

( ) OUTROS: refere-se ao grau de motivação, problemas de

saúde ou fatores não previstos que interferem no desempenho

do servidor.

OBSERVAÇÕES

____/__/___	ASSINATURA E CARIMBO DO CHEFE
____/__/___	ASSINATURA E MATRÍCULA DO SERVIDOR

INFORMAÇÕES ÚTEIS AO AVALIADOR

Erros de Avaliação e suas Consequências

Erros de avaliação de desempenho devem ser evitados porque podem causar desmotivação, diminuição dos níveis de produtividade do pessoal e até fracasso no Sistema de Avaliação de Desempenho. Os erros mais comuns são resultantes de julgamentos e observações equivocadas que fazemos sobre o desempenho de outras pessoas. Podem ocorrer quando há discordância entre o desempenho efetivo do servidor e as observações feitas pelo chefe, conforme conteúdo das Informações Específicas .

Também no item Informações Específicas, pode haver erros de avaliação. Este tipo de erro dificulta o crescimento profissional, o amadurecimento pessoal, a abertura a críticas, o aumento da eficácia do desempenho do servidor e inviabiliza a identificação de condições de trabalho inadequadas.

DEFINIÇÕES CONCEITUAIS DOS ERROS DE AVALIAÇÃO MAIS COMUNS

Halo

O erro de halo é aquele que resulta de observações globais feitas pelo chefe sobre o desempenho do servidor, baseadas em impressões favoráveis ou desfavoráveis.

Exemplo: Numa ocasião, um servidor desempenhou determinada tarefa com excepcional competência. Este desempenho foi tão marcante que, a partir daí, tudo o que o servidor fez foi considerado excelente pelo chefe.

Leniência

O erro de leniência decorre da inabilidade do chefe em observar e identificar as diferenças no desempenho dos servidores, nivelando desempenho desiguais e caracterizando-os sempre de forma positiva.

Exemplo: Um chefe dirige uma equipe de sete servidores. Ao geri-los, ignora as características, habilidades e dificuldades individuais, creditando-lhes somente aspectos positivos dos seus desempenhos indiscriminadamente.

Severidade

O erro de severidade resulta da inabilidade do chefe em observar e identificar diferenças de desempenho, nivelando desempenhos desiguais e caracterizando-os sempre de forma negativa.

Exemplo: Um chefe dirige uma equipe de sete servidores. Ao geri-los, ignora as características, habilidades e dificuldades individuais, creditando-lhes somente aspectos negativos dos seus desempenhos indiscriminadamente.

Tendência Central

O erro de tendência central decorre da inabilidade do chefe em não identificar as diferenças de desempenho que existem entre diferentes servidores, caracterizando-os como medianos.

Exemplo: Um chefe dirige uma equipe de sete servidores. Ao geri-los, ignora as características, habilidades e dificuldades individuais, creditando-lhes somente aspectos medianos dos seus desempenhos indiscriminadamente.

Contraste

O chefe usa a percepção que tem de si mesmo como padrão de referência para observar o desempenho dos servidores, considerando-os em direção oposta à maneira como ele se percebe.

Exemplo: Um chefe que se julga excelente considera os servidores péssimos. Outro chefe que tem baixa auto estima considera os servidores ótimos.

Similaridade

O chefe usa sua autopercepção como padrão de referência para observar o desempenho dos servidores, considerando-os de forma congruente com a maneira como percebe a si mesmo.

Exemplo: Um chefe que tem elevada auto estima considera os servidores bons trabalhadores. Já outro chefe que não tem uma boa apreciação por si mesmo tende a considerar negativamente os outros.

Recência

É a tendência do chefe de se lembrar apenas dos aspectos mais recentes do desempenho do servidor, esquecendo-se dos demais, ocorridos há mais tempo.

Exemplo: Durante os últimos meses, o servidor sempre chegou atrasado. Apenas quando está próxima uma entrevista de retorno ou a entrevista final, o servidor observa o horário de chegada.

Por ocasião da entrevista de retorno ao estabelecer os escores, o chefe "esquece" o passado e considera acima dos padrões estabelecidos a atuação do servidor no fator cumprimento de horário.

Tendenciosidade

O chefe distorce suas observações sobre os subordinados, influenciado pelas características e tendências pessoais, preconceitos, idade, personalidade, sistema de valores e outros.

Exemplo: O chefe não aprecia o modo de vestir do seu subordinado e, por essa razão, compromete a avaliação do desempenho desse servidor .